答申第33号

岡情審査第72号
平成17年6月17日

岡山市長　萩原　誠司　様

岡山市情報公開及び個人情報保護審査会
会長　山口　和秀

岡山市情報公開条例第16条の規定に基づく諮問について（答申）

平成16年9月15日付け岡福第1691号による下記の諮問について次のとおり答申します。
記
ふれあいセンターに係る包括外部監査（平成12年度戸部監査人）指摘事項に対応するアンケート調査意見に関する検討事績を記載した文書（以下「本件公文書」という。）の開示請求に対して非開示とした決定に対する異議申立て（以下「本件異議申立て」という。）についての諮問

第1．審査会の結論
本件公文書に関して、岡山市長（以下「実施機関」という。）が行った非開示決定は妥当である。
第2．異議申立て及び諮問の経緯
1　本件異議申立人（以下「申立人」という。）は、平成16年8月9日、実施機関に対し、岡山市情報公開条例（平成12年市条例第33号。以下「条例」という。）第3条第1項の規定に基づいて、本件公文書の開示請求を行った。
2　それに対して、実施機関は、同年8月19日付けで、公文書不存在を理由に非開示の決定を行った。
3　上記決定を受けた申立人から、実施機関に対し、同年8月24日付けで、異議申立てが行われた。
4　それに対して、実施機関は、同年9月15日、本件異議申立ての取扱いについて、条例第16条の規定に基づき、当審査会に本件諮問を行った。

第3．申立人及び実施機関の主張の要旨
申立人及び実施機関の主張の要旨は、次のとおりである。
1　申立人の主張要旨
(1)実施機関が実施した、平成12年度包括外部監査指摘事項に対応するふれあいセンターアンケート（以下「アンケート」という。）調査の実施結果については、平成14年9月10日に公表されているが、包括外部監査の指摘事項において、厳しい指摘を受けながら、申立人自身が意見・提言した項目については、全く取り上げられていない。
(2)当該調査実施結果公表後、既に2年を経過しているが、申立人自身の提案についても、この長期間内に、財団法人岡山市ふれあい公社（以下「公社」という。）と協議しているはずであり、その対応措置を明らかにすべきである。
(3)実施機関は、一時的かつ一過性で極めて軽易な事案を除き、文書の作成義務があり、文書の伝達的、記録的、周知的、客観的及び規範的機能を担保し、市民に対するアカウンタビリティーを果たすべきである。「文書の不存在」は、岡山市文書取扱規程（平成15年市訓令甲第21号。以下「規程」という。）第3条（文書作成義務）違反の疑いが極めて濃厚である。
2　実施機関の主張要旨
(1)アンケート調査に係る申立人の提案については、アンケート意見の内容も踏まえて検討を行い、平成14年11月21日付けで、申立人に対して、岡山市長から検討結果を回答し、また公社理事長からも同様の内容を回答している。しかしながら、申立人から開示請求のあった、検討結果に至る「検討事績を記載した文書」は、公文書としては存在していない。
(2)上記平成14年11月21日付け回答の後、申立人に対しては、平成16年5月12日付けで、具体的な対応についての回答を行っている。
(3)規程第3条（文書作成義務）違反の疑いが極めて濃厚であるとのことであるが、検討結果については文書で回答しており、検討経過については文書としては存在しないが、そのことだけで規程違反であるとは考えない。

第4．審査会の判断
申立人と実施機関との間における本件の争点をめぐる諸問題に関し、当審査会は、以下のとおり判断する。
1　本件公文書について
本件公文書は、平成12年度に、地方自治法第252条の37第1項、第2項及び第4項の規定に基づき、包括外部監査を行い、報告された、「『財産及び起債・一時借入金の管理状況について』に関する包括外部監査報告書」（平成13年3月30日　包括外部監査人　公認会計士　戸部正昭）の中で指摘された事項に対応して、実施機関が平成14年1月21日から同年2月20日までの期間に実施したアンケートに応募した申立人の意見に関して、実施機関の検討事績を記載した文書であると認められる。
2　本件公文書の存否について
当審査会が行った実施機関担当職員らに対する口頭での意見聴取等を主とする職権調査の結果、以下の事実が認められた。
申立人は、アンケートにおいて提案した項目と同様の内容について、別途、実施機関に対して文書で提案しており、これに対して、実施機関は、申立人が応募したアンケートに記載された内容も含めて検討を行い、その結果を申立人に文書で回答している。しかし、本件公文書である申立人の意見に関する検討事績を記載した文書は作成されておらず、不存在であることが認められた。
なお、申立人は、本件公文書不作成に対し、規程第3条の文書作成義務に違反すると主張している。しかし、前述したように、実施機関は、申立人がアンケートにおいて提案した項目の内容については、その検討結果を申立人に文書で回答している。また、申立人が提出した意見書の添付書類である「ふれあいセンターに関するアンケートの集計結果について」の中においても、一部ではあるが、申立人が提案した項目と同様の内容が盛り込まれており、実施機関が、申立人の提案した項目に関しても一定の検討を加えたことが示されている。
以上の経緯から、本件においては、文書作成義務に違反しているとまで断定することはできない。
したがって、実施機関が不存在を理由として行った本件公文書非開示決定は妥当であると判断する。
3　結論
以上の理由により、当審査会は、「第1．審査会の結論」のとおり判断するものである。

第5．審査会の処理経過
当審査会における処理経過は次のとおりである。