答申第14号

岡情審査第22号
平成13年2月22日

岡山市長　萩原　誠司　様

岡山市情報公開及び個人情報保護審査会
会長　山口　和秀

岡山市情報公開条例第16条の規定に基づく諮問について（答申）

平成12年8月10日付け岡福総第290号による下記の諮問について次のとおり答申します。

記
北ふれあいセンターの一部用途変更に際しての岡山市と財団法人岡山市ふれあい公社との協議について記録した一切の文書の開示請求に対して非開示とした決定に対する異議申立て（以下「本件異議申立て」という。）についての諮問

第1　審査会の結論
本件異議申立てについては、対象となる公文書が不存在であると認められるので、棄却することが妥当である。なお、本件異議申立書のうち、その大部分は、北ふれあいセンターの一部用途変更の当否についての異議申立人の意見により構成されているが、それは公文書の開示・非開示をめぐる本件での争点とは区別して論じられるべき問題である。したがって、その点に関する異議申立人の意見の当否は別にして、上記の通り結論する。
第2　異議申立て及び諮問の経緯
1　本件異議申立人（以下「申立人」という。）は、平成12年5月22日、岡山市長（以下「実施機関」という。）に対し、岡山市情報公開条例（平成12年市条例第33号。以下「条例」という。）第3条第1項の規定に基づいて、「北ふれあいセンター内の旧ボランティアコーナー、旧囲碁将棋室、旧ヘルストロン室、旧ビデオ再生TV室（以下「北ふれあいセンターの一部」という。）の用途変更に際しての意思決定の根拠理由を記載した一切の文書」の開示請求を行ったが、実施機関は、同年6月1日付けで、公文書不存在を理由に非開示決定を行った。
2　その後、申立人は、前記非開示決定理由中の「北ふれあいセンターの一部の用途変更については、北ふれあいセンターを管理運営している財団法人岡山市ふれあい公社と岡山市との間で協議を行ったうえで決定したもので、文書としては残っていない。」とする部分を捉えて、その協議に関する次の（1）から（7）に掲げる事項を記載した一切の文書（以下「本件公文書」という。）の開示を求めて、同年6月6日、再度、条例第3条第1項の規定に基づく請求を行った。
（1）協議日時
（2）協議に出席した双方の職員名
（3）協議項目
（4）協議の経過（問題点等）
（5）協議の結論
（6）協議に用いた資料
（7）協議場所
3　その請求に対して、実施機関は、同年6月12日付けで、公文書不存在を理由とする非開示決定を行ったところ、申立人から、同年7月25日、本件異議申立てがあったので、同年8月10日、当審査会に対し、条例第16条に基づき諮問を行った。なお、実施機関は、上記2（6）については同年6月5日、行政資料室において申立人に提示済みであるとしている（平成12年6月12日付け公文書非開示決定通知書）。
第3　審査会の判断
1　本件公文書の存否について
当審査会が行った実施機関担当職員らに対する口頭での意見聴取（平成12年10月6日）等を主とする職権調査の結果、申立人が求めている本件公文書は作成されておらず、不存在と認められる。
2　本件公文書不作成の当否について
申立人は、本件文書の不存在の事実そのものは争わず、本件での文書不作成が岡山市文書取扱規程第18条に違反し、「作為的な情報隠しと非難されるべき所為」であると主張するので（異議申立書）、この点について検討する。
さて、岡山市文書取扱規程は、「文書はすべて正確かつ迅速に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、検索しやすいように整理し、事務能率の向上に努めなければならない」（第2条）とする「文書取扱いの原則」など、「本市における文書の取扱いについて必要な事項」を定めた規程であり、その第18条は、「事案の処理は、原則として文書によるものとし、次に定めるところにより処理しなければならない。」と規定している。同条は、「第4章　起案及び決裁」に関わり、起案から決裁にいたる事案の処理は文書による旨の「原則」及び起案文書の様式、作成要領等を定めたものであるが、申立人は、同条の文書による事案処理の「原則」を根拠にして、本件での実施機関の文書不作成が規程第18条に違反し、「作為的な情報隠し」と非難しているのである。しかし、同条が規定する文書による事案処理の「原則」は、必ずしも文書による起案・決裁の手続きを要しないような事案の存在を全く認めない趣旨のものではなく、したがって、そうした事案をも含む一切の事案の処理につきすべて文書によるべきことを実施機関に義務づけていると解することはできない。規程第18条における「原則」をそのように厳格に解することは、規程第2条が「文書取扱いの原則」として定める「事務能率の向上」をいたずらに妨げることになろうからである。
他方で、本件での施設の一部用途変更は、介護保険制度実施に伴って、介護相談支援センターの開設が必要となったため行われたものであるが、その変更内容は、基本的には間取りの変更であり、部屋の位置変更や面積の減少が若干生じているとしても、従前あった施設の用途及び機能は存続しており、施設の本質的な性格や要素を変えたり、廃止したりするような変更ではない。この点につき、実施機関は、「施設の変更については、大きな用途変更や廃止等のその性質までを変えてしまうようなものはともかく、今回のような間取りの変更程度であれば事務レベルでの打ち合わせによって処理し、文書まで作成しないことが多い」（実施機関口頭意見陳述）と釈明しているが、そうした事案の処理の仕方（文書取扱規程の運用）が一概に不当、不合理と非難さるべきものとは考えられない。したがって、本件での文書によらない事案の処理が、直ちに文書取扱規程に違反していると断定することはできない。また、実施機関が「作為的な情報隠し」を企図したとの主張についても、申立人の推測に基づく一方的非難（意見）にとどまり、それを裏付ける具体的事実を認めることはできない。
3　結論
以上の理由により、当審査会は、「第1．審査会の結論」のとおり判断するものである。
第4　答申に当たっての補足意見
本件公文書の開示・非開示及び本件公文書不作成についての当審査会の判断は以上に述べたとおりである。その点についての判断は別にして、施設等の用途変更に際しては、実施機関が施設の利用者等に対し、その理解が得られるよう、事前に十分に説明し、協議するなど、利用者等の誤解をまねく事のないように、一層努力されることを実施機関に対し強く要望するものである。
第5　審査会の処理経過
当審査会における処理経過は次のとおりである。