分団事務手続　その4（給付、貸与品関係）

文中の『』は様式書類名を表している。各種様式書類は各消防署及び出張所の「庁内ラン」共有フォルダからも印刷可能です。

毎月，月末に分団長宛に送付する『出動報告書』に，当月の分団員の出動状況を記載して，翌月の5日までに管轄の消防署又は出張所に提出すること。
特に報酬半期締月の3月及び9月分報告の遅れは，4月及び10月の支払事務に支障を生じるので締切日を厳守すること。

1. 火災等災害出動以外の出動事案と時間は具体的に記載すること。
2. 分団単位の訓練・警備等の出動については，事前に行事報告済のものに限る。
3. 消防車両の出動が伴う場合に運転責任者は1名となる。（1事案に1名のみ）
4. 出動者について，分団長が出動を確認した団員を正確に報告すること。
5. 災害出動以外の出動人員について，あらかじめ指示又は報告している出動人数以内で報告すること。

上期分（4月から9月まで）は10月に処理し，下期分（10月から3月まで）は4月に処理して本人指定の個人口座に入金する。
また，上期分の支払金（年額報酬・出動報酬）から，「団員共済会」の拠出金，団員一人につき3,500円（一年分）を事前に引き去りする。
ただし，年度途中における入団者については調整するものとする。

退団者の振込口座解約ついて，退団後も年額報酬・出動報酬振込み用の個人口座は，退団した月から次の10月または4月までは解約しないこと。解約した場合，入金が遅れる等手続きに支障を生じる場合がある。

毎年4月に補助金交付申請をして，6月中旬には決定し団長，各副団長，方面隊，分団の指定口座に送金している。

1. 口座変更
   振込口座の変更がある場合は，5月末までに様式『運営交付金の金融機関振込口座等の届出書』により報告を済ませること。
2. 決算報告
   当該年度で決算して，翌年度4月5日までに次の様式で報告すること。
   2月の分団長会議で，分団ごとに交付金額を記入して配布する。
   『方面隊・分団運営交付金決算報告書』及び支払い1件ごとに『支払書』が1部必要。
   支払書に領収書または支払証明書等を貼付又は添付すること。
   その他の決算報告について注意事項は次のとおり。

各方面隊及び分団の報告は，次により適切におこなうこと。

1. 運営交付金は公金である。支出については「消防団運営交付金支出基準」により厳正に行うこと。
2. 交付金の支出については，1件毎に『支払書』を作成するとともに，領収書又は支払証明書を貼付又は添付すること。
   ※領収書は当該年度（4月1日から3月31日まで）のものに限る。
3. 『支払書』の担当責任者の欄は，方面隊では方面隊長又は副方面隊長，分団は分団長又は副分団長，担当者の欄は会計担当者の署名があること。
4. 『支払書』の支払費目の項については，「消防団運営交付金支出基準」の支出費目により記入すること。
5. 『運営交付金決算報告書』は支給された金額に対しての収支を報告すること。
6. 『運営交村金決算報告書』の支出内容の項については，『支払書』の支払費目から，費目毎の合計を記入すること。
7. 運営交付金は，当該年度内において使用し，その報告は『運営交付金決算報告書』に『支払書』を添付し，翌年度4月5日までに各地区副団長に内容の確認と「地区副団長確認署名」をしてもらい、消防企画総務課消防団係まで提出すること。余剰金が生じた場合は同時に返納すること。

1. 分団長は、所属団員の被服等が老朽・破損等で貸与品が必要になった場合や新たに団員が入団した場合には「被服等貸与品支給申請書」（1）から（3）により申請してください。
   （1）被服等貸与品支給申請書（活動服等）
   ※団員の活動服・長靴等の申請時に提出してください。
   （2）被服等貸与品支給申請書（制服等）
   ※副分団長以上の制服等の申請時に提出してください。
   （3）被服等貸出申請書（女性団員用）
   ※「全国女性活性化大会」等冬制服等の貸し出しが必要な時に提出してください。なお、平成29年度以降は個人貸与を廃止し、必要な時に貸し出すことに変更しています。
2. 記入時には、別紙のサイズ表（活動服、制服等）を参考にしてください。
3. 活動服・制服等の付属品（階級章・肩章・ワッペン等）も必要により申請してください。
4. その他
   副分団長以上の制服・制帽・ネクタイは、クリーニングをして袋入りの状態で返納してください。ただし、後任の方が使用可能な場合には、返納せずに、できるだけそのまま使用してください。
   その他の被服（活動服等）は返納不要です。使用可能なものは、分団内部で有効活用してください。
   

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• その5　表彰関係
• その6　機庫、機械器具関係

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