分団事務手続　その1（任免事務）

このページは，岡山市消防団各分団，方面隊の運営に関する事務について，その主要な手続きを示したものです。

文中の『』は様式書類名を表している。各種様式書類は各消防署及び出張所の「庁内ラン」共有フォルダからも印刷可能です。

分団の組織（階級）は分団長の内申により団長が任命するもので，分団長は次により必要な手続きを行なうこと。

• 入退団期
  4月期（3月末の退団及び4月1日入団）：書類提出期限3月5日
  10月期（9月末退団及び10月1日入団）：書類提出期限9月5日
  ※平成23年度から入退団期を毎月実施していたものを年2期とする。
• 変更の目的
  団本部及び分団事務の簡素化
  (1)入退団に伴う辞令交付や被服発注等が集中され，また入団時期の確定により勧誘活動が時期にあわせ活発になる。
  (2)入退団時期が確定しているので新入団員の研修が計画し易くまた，貸与品や書類等の支給事務やその管理が容易になる。
• 運用
  (1)市外転居等による団員資格喪失や死亡などやむを得ない場合はその時点をもって退団とする。ただし，退団者が分団長又は副分団長の場合に限り分団運営に支障大のため職務替えを認める。
  (2)職務替え（階級異動），分団移籍，運転責任者登録及び火災出動連絡先の変更の届出期についても原則同様とする。
  (3)退職報償申請事務は今までどおり毎月受け付け、市町村総合事務組合へ具申するので早めに提出すること。
  (4)入退団期を2期にするものの，入団書類は随時受け付けるので，書類が揃い次第早めに提出すること。

入団者（再入団者含む）がある場合は，次の3通の書類を提出すること。

1. 『消防団入団者について』
   分団長が作成する。女性消防団員の場合は方面隊長の承認を必要とする。
   ※女性消防団員の場合，災害出動は男性団員と同じ命令系統で行われるものの，行事等の出動に関して管轄分団内ではなく団本部または，地区全体としての活動範囲が主体になると考えられることから方面隊単位の採用を考慮したためである。
2. 『履歴書』
   入団する本人が記入すること。全ての欄に記述が望ましいが，「氏名」，「生年月日」，「現住所」及び「職業欄」に就業形態（被用者，自営業者等）は必ず書き込むこと。また入団後，「住所」「氏名」等内容に変更があった場合，消防団係まで連絡すること。他都市の消防団履歴が有る場合は，前消防団本部の発行する団歴証明書を添付すること。各種表彰と退職報償金の対象年数に反映させることができる。
3. 『年額報酬・出動報酬の金融機関振込口座の届出書』
   4月及び10月に半期毎の年額報酬・出動報酬を振り込むため，本人からの振り込み委任状となるもの。口座は本人名義に限る。平成11年10月から個人口座へ振り込みしている。

入団する団員が，その所属しようとする分団の管轄区域外に居住しているときは，居住地を管轄する分団長の承諾が必要である。
書式例『管轄区域外居住者の入団について』を参考に，居住地管轄分団長の承認印を受けた後，提出すること。
※この場合の「区域外」とは，当該分団が管轄する区域外のことで，岡山市域外のことではない。市外居住者は入団することができない。

辞令書及び団員証（団員証は入団時のみ交付する）は，辞令交付日の前月末，事前に分団長宛に送付する。（交付日以後に分団長から団員に渡すこと）
ただし，分団長及び副分団長については，消防局において，団長から直接本人に交付する。交付式の日時は事前に調整する。
※団員証を紛失した場合は速やかに報告するとともに，『岡山市消防団員証再交付申請書』により再交付を受けること。また、退団時には速やかに返納すること。

退団者がある時は，3月5日又は9月5日までに退団手続きの書類を提出すること，その場合はそれぞれ当該月末日の退団となる。
退団の種別は，普通退団，定年退団及び死亡退団の3通りである。

1. 『消防団退団者について』
   普通退団（自己都合等）の場合に必要で，男性と女性消防団員では様式が違う。定年及び死亡退団の場合は不要。
2. 『退職願』
   普通退団について必要である。
3. 『推薦書』
   分団長，方面隊長又は副方面隊長が退団または辞任する時には，後任の推薦書が必要である。

消防団歴が5年以上の団員には，退職報償金が本人の請求により下附される。

分団長から退団の内申により，退団決定次第，退職団員宛の『退職報償金受給申請書』他の申請書類を分団長あて送付する。
分団長から受け取った退団者等は，『退職報償金受給申請書』に受給権者の署名と押印し，次の3通を添えて，消防団係まで送付すること。

1. 『退職所得の受給に関する申告書』（死亡退団の場合は不要）
2. 『退職報償金口座振込依頼書』

※死亡退団の場合は，1.「退職所得の受給に関する申告書」は不要。「戸籍謄本」、「死亡診断書」を添付してください。
※退職報償金申請手続きは毎月5日を締切日とし，岡山県市町村総合事務組合に具申する。
※退職金支給額について，支給基礎階級は退職時にその者が属していた階級になるが，過去にその階級より上位に属していた期間が1年以上あるときは，その最上位の階級を基準として支給額が定められる。
詳しくは，「岡山県総合事務組合の運営に関する条例」を参照のこと。

退職所得がこの退職報償金のみのときは，所得税法第30条第3項の控除により事実上課税されないことになる。
しかし同じ年に他に退職手当をうけた場合は，これらは退職手当として合算されるので，退職報償支給額についても課税される可能性がある。
なお，退職所得が退職報償金のみで事実上課税されない場合であっても，「退職所得の受給に関する申告書」が提出されていないと，その金額に20％の税が課せられ，確定申告の際に過不足額を精算するという事務が生じることになる。

1. 団員の階級異動があるときは『分団員の異動について』で報告すること。
   任期満了時には必要なし。
2. 運転責任者を任命した時は，『運転責任者（機関担当）の届出について』により速やかに報告すること，解任した時も同様とする。
   運転責任者の資格条件は，免許・団歴とも2年以上経過していること。人数は定めていないが，それぞれの分団で適正に判断すること。
   運転責任者に指名することにより，その団員に消防車の運転や機械器具の取扱の責任を意識付けし，運用能力を高めること。
3. 団員が他の分団へ移籍するときは，移籍元及び移籍先双方の分団長の承認が必要である。『分団員の移籍について』で，両分団長連名で届出すること。
4. 任期途中で分団長以上の職を辞する場合には，『辞任願』を提出すること。
   （分団長から降格した階級で分団に所属する場合のこと，退団するときは『退職願』となる。）また，この場合後任の分団長の『推薦書』と，新分団長からの『分団員の異動について』により分団幹部の変更を内申すること。
5. 任期満了に伴う新任，再任の場合（任期は2年）
   （1）任期満了時，班長以上の階級職はすべて解任となる。新団長から任命された新分団長が，新しい分団幹部を『分団幹部について（内申）』により，消防団長に内申するものとする。なお再任は可能である。
   （2）分団長以上の階級職の『推薦書』及び『分団幹部について（内申）』の用紙は，任期満了年度の2月の分団長会議において配布する。
   ※任期満了に伴う辞任・解任の際，『辞任願い』・『分団員の異動について』の書類は必要なし。

人事異動等に伴い，火災通報の連絡先が変更になる場合は，『電話連絡先登録変更について』により速やかに消防団係まで報告すること。
電話連絡先10名（サイレン吹鳴者も含む）を選出する。原則として一般加入電話とするが，事情により携帯電話の登録を認めている。

次の注意事項をよく確認して登録すること。
携帯電話登録にあたっての注意事項

1. 留守電設定している場合は着信履歴しか残らない可能性がある。
2. 電源切れ又は電波の届かない場所にいる時は，再通報がキャンセルになる。これは電話会社サービスの応答により，通知完了として処理されるためで，着信履歴も残らないことになる。
3. 無線通信の電波状態及び機器の性格上，有線電話に比べ確実性は明らかに劣る。

以上のことから，携帯電話の場合連絡できないことが多々あるので，分団内で横の連携を密にするなどの対策が必要となる。
なお，火災連絡は代表番号「086-232-8104」で通知するので，携帯電話に番号登録して，登録名を「火災出動」等にしておけば，着信履歴だけで出動を認識することも可能となる。しかし，この番号には絶対発信しないこと。

指令システムによる通報は，電話10回線を使用し，出動分団を平均に登録順第1位から順次連絡している。したがって通話出来なかった時（話中及び応答が無かった場合のみ）は，すべての連絡先が一巡してからの再通報となる。（再通報は2回まで，呼び出し時間20秒で設定している）

招集サイレンは原則使用しないものとする。但し，地域の特性上サイレン吹鳴による招集がやむを得ない場合に，地域住民の理解を得たうえで分団長判断により吹鳴を可能とする。警鐘の使用についても同様とする。

事務連絡のために分団長，副分団長の連絡先を記載した名簿「岡山市消防団連絡先一覧表」を作成し，年度初めに配布している。
年度途中に変更があった時は，その都度変更箇所を通知している。記載内容（住所，自宅と職場の電話番号，ファクス番号，携帯電話番号等）を変更した時は，速やかに消防団係まで連絡すること。
分団長，副分団長が異動するときは，事前に登録事項を書き込む用紙を送付するので消防団係まで返送すること。
なお，この名簿は各分団長及び消防局各所属に配布している。報告する記載内容については個人情報の支障のない範囲でお願いする。
この名簿は事務連絡用で，火災出動指令先の登録とは別である。

• その2　出動関係
• その3　公務災害、共済関係
• その4　給付、貸与品関係
• その5　表彰関係
• その6　機庫、機械器具関係

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