[2020年5月25日]
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新型コロナウィルス感染拡大後にテレワークを導入した特定非営利活動法人岡山NPOセンター（以下、岡山NPOセンター）の事例をもとに、より快適かつ効率よくテレワークを実践するためのお役立ちツールをいくつかご紹介いたします。
岡山NPOセンターは勤務地が5カ所に分かれていることから日常的な情報交換のためにチャットツールを活用しています。主な機能はメッセージのやりとりですが、用途別のグループ作成、ファイル添付、タスク管理なども可能なため、内部での情報交換においては最も活用頻度の高いツールになっています。
出勤・退勤の連絡と合わせて業務予定や簡易な日報を共有しています。業務予定では連絡可能な時間帯やその日の忙しさなどがわかり、日報では業務の進捗状況や所感がわかります。
困った時にいつでも誰にでも相談ができます。相談の記録は履歴に残るため遡って確認することも可能です。
いつでも誰とでも情報を共有することができます。チャット上に常用書式やパスワードなどを保管しておくことも可能です。
担当事業別のグループをつくり、必要なやりとりを行っています。その他、残業や休暇の伺い、研修・視察の報告などにもチャットツールを活用しています。
ファイル共有ソフト・オンラインストレージサービスはファイルを共有するためのサービスであり、関係者が常に最新の状態に更新されたファイルを共有できることが大きなメリットになります。岡山NPOセンターでは「複数のスタッフが同時に一つの資料を編集する」作業や「複数のスタッフが同じファイルを参照しながら打ち合わせを行う」という作業に活用しています。
複数人で同じフォルダ・ファイルを共有することができます。インターネット上に保存されているため、インターネットに接続できればいつでもどこからでもアクセスできます。
一つのファイルを同時に複数人が更新できます。個人が更新したファイルをメール等で送付・共有する手間を省くことができます。
パソコン本体にファイルを保存しておく必要がないため、ディスク領域の削減につながります。
ファイルの共有は非常に便利な機能ですが、第三者が悪意を持ってファイルにアクセスする可能性や誤って全員が保存しているファイルを削除してしまうなどのリスクもあります。そのため、セキュリティやバックアップの体制とルールを整えたうえでファイル共有・オンラインストレージサービスを活用することをおすすめします。
何度も日時を確認する手間を省くことや予定の重複を防ぐなどの理由から組織内部で予定を共有しておくことはコロナ禍に限らず非常に重要です。岡山NPOセンターではファイルと同様に複数人でカレンダーを編集・共有するサービスを利用して、個人のスケジュール管理や全体でのスケジュール共有の効率化をはかっています。
以上が岡山NPOセンターの実践事例とおすすめのツールになります。テレワークの実践者同士でお互いが使用しているツールや工夫などを共有する機会があればおもしろいですね。そのほかにもおすすめの情報をお持ちの方は、ぜひ、「つながる協働ひろば」までお知らせください。
