[2020年5月25日]
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オンライン会議をするために、たくさんのサービスが使われています。
コロナ禍で注目を集めたのがZoomです。多くの企業や団体、個人に利用されています。
しかし、オンライン会議ができるサービスはZoomだけではありません。たくさんの種類の中から、以下のようなポイントを意識して最も適したサービスを選びましょう。
無料で利用できるサービスと有料のサービスがあります。無料と有料では、主に以下のような点で違いがあります。
オンライン会議を初めて使う場合、多くの機能が備わった製品を選ぶ方が多いでしょう。しかし、コストに見合った機能の活用ができない可能性もあります。
まずは、オンライン会議でどんなことがしたいか、どのような会議で使うか、利用場面を想像し、必要な機能が何であるのか、重視する点はどこなのか整理しましょう。
オンライン会議の導入によって、どのくらいの費用を削減できるか考えてみましょう。
対面会議をするために交通費や駐車場代、ガソリン代、会場費などが毎月どのくらいかかっているか。一方、有料のオンライン会議を導入した場合、毎月の支払額はどのくらいか。比較することで、得られる効果がどのようなものであるかが明らかになります。
同じような機能を備えたサービスであっても、システムの設計上、データの通信量が大きいことで音質や画質が悪くなりやすいこともあります。
音質や画質は、インターネット環境にも左右されますが、利用するサービス自体にも左右されるのです。会議の開催に適した、接続が安定的なサービスを選択しましょう。
多くの人にとって使いやすいものを選びましょう。オンライン会議では、主催者はもちろん、参加するすべての人が、会議に参加するために一定の操作をする必要があります。
操作が難しいと、せっかく導入してもそれを活動にうまく活かすことができません。オンライン会議から生まれた抵抗感が、活動から遠のく原因にもなり得ます。
みんなが使いやすく、わかりやすいサービスを選びましょう。また、しっかり活用するために、使い方マニュアルを作ると良いかもしれません。
会議では、個人情報など部外秘のやりとりがなされることも多いです。話し声や音声が周囲の人に漏れることも心配な点ですが、利用するサービス自体のセキュリティの強さも大切です。情報漏洩を防ぐために、セキュリティ対策の充実したサービスを検討しましょう。
オンライン会議中
※今後「Messenger Room」が整備される予定
各サービスとも、優れた点や使い勝手が異なります。いくつか無料版などで試してみて、活動に適したものを選んでいきましょう。
