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住民基本台帳閲覧の注意事項

必ずお読みください

1.予約の受付

すべて予約が必要です。

  1. 予約は、閲覧を希望する月の3ヶ月前の1日から受付を開始します。来庁されるか、電話(各区役所市民保険年金課へ)でお願いします。
  2. 申し込みのあった順番で、閲覧の希望日時をお聞きして、他に予約等がなければ、仮予約とします。なお、閲覧できる人員は1人までです。同時に2人以上での閲覧はできません。
  3. 仮予約の後、閲覧予定日の7日前までに、できるだけ速やかに、岡山市規定の「住民基本台帳閲覧申出書」及び「閲覧に係る誓約書」に次の書類を添付して提出してください。なお、申出内容に疑義が生じた場合等で、承認に時間がかかるときは、閲覧予定日の変更をお願いする場合があります。
    • 申出者の概要がわかる書類(法人登記、事業所概要等。プライバシーマークが付与されている場合は、付与を示す書類)
    • 閲覧事項の利用目的を確認できる書類(調査内容のわかる資料・発送物等)
    • 閲覧の目的が調査研究によるものの場合は、その成果の取り扱いのわかる書類
    • 閲覧事項の管理方法を明らかにする資料(個人情報保護方針、プライバシーポリシー等)
    • 委託業者が閲覧する場合は委託元から市への依頼書または契約書の写し
  4. 閲覧の対象者・対象町名(五十音順)を必ず限定してください。
  5. 閲覧予定日の7日前までに第3項の「申出書」及び「誓約書」が提出のない場合は、閲覧をお断りする場合があります。
  6. 他人の名誉毀損、プライバシーの侵害、差別的事象につながるおそれがあると認められるときには、閲覧をお断りします。
  7. 業務受託契約等により調査を実施する場合については、その委託元から当市への依頼もしくは契約を証明できる書類の提出が必要です。また、委託元へも閲覧事項を供する場合は、共同して申出をしてください。
  8. 申出内容の変更については、閲覧予定日の前日までに担当係員へ連絡をして、必ず事前の承認を受けてください。事前の承認を受けていない場合は、その日の閲覧はできません。変更内容が重要なものであって、すぐに承認ができない場合は、閲覧予定日の変更をお願いしたり、変更内容によっては、閲覧の承認を取り消す場合もありますので、申出内容の変更がある場合はご注意ください。また、事前連絡なく予定日に来庁されなかった場合には、その後の閲覧をお断りします。
  9. 申し込み先及び閲覧場所は、該当住所を管轄する区役所の市民保険年金課です。

2.閲覧の制限


  1. 土曜日、日曜日、国民の祝日等、「岡山市の休日を定める条例」に規定された日及びその翌日は閲覧できません。また市民保険年金課の繁忙期など事務に支障が生じるときは閲覧できませんのでご注意ください。

  2. 閲覧時間は、原則として下記のとおりです。

    午前9時30分から午前11時30分

    午後1時から午後3時

  3. 閲覧できる台帳は、法令により規定された「閲覧リスト」です。記載項目は、「住所」「氏名」「生年月日」「性別」の4項目です。

  4. 閲覧リストの更新は、1月・3月・5月・7月・9月・11月の年6回です更新期間中(約1週間)は閲覧できません。

  5. 特別の請求がない限り、ドメスティック・バイオレンス及びストーカー行為等の被害者で支援措置を講じているものを含まない請求であるとみなします。


3.閲覧実施にあたっての注意事項

  1. 閲覧者は、必要書類等の確認を受けた後、閲覧席に着席して閲覧してください。また、その際、閲覧者の本人確認ができる書類を提示してください。通常、官公署が発行した本人の顔写真が貼付された資格証明書(運転免許証等)を確認させていただきますが、お持ちでない方が閲覧する場合、予め市から照会したことに対する「回答書」及び保険証等により閲覧者の本人確認を厳重に行います。官公署が発行した本人の顔写真が貼付された資格証明書(運転免許証等)をお持ちでない方が閲覧する場合は、早めにお申出ください。
  2. 閲覧により抽出した事項を書き写すための用紙(閲覧抽出表)は、岡山市所定のものを使用していただきます。
  3. 料金は1人(1件)につき300円です。同一世帯から複数の住民を抽出した場合(世帯主と子どもなど)でも、1人につき300円かかります。
  4. 筆記用具は鉛筆を使用し、ボールペンや万年筆等は使用しないでください。
  5. 閲覧席での飲食、携帯電話等はご遠慮ください。また、各区役所庁舎内は完全分煙です。
  6. 閲覧中に席を離れるときは、閲覧抽出表を持ち出さないでください。
  7. 午前・午後と一日を通して閲覧する場合は、午前11時30分から午後1時の間は閲覧できません。席を空けてください。また、閲覧抽出表は担当係員が預かります。
  8. 閲覧終了後、所定の「住民票の写し閲覧請求書」に記入・押印の上、閲覧抽出表を添えて担当係員に提出し、精算してください。未使用の閲覧抽出表は、返納してください。
  9. 閲覧により知り得た事項の使用状況及び管理状況について、岡山市から請求があれば直ちに報告してください。
  10. 閲覧者が上記の注意事項及び担当係員の指示に従わない場合には、閲覧を中止していただくとともに、今後の閲覧をお断りします。
  11. 偽りその他不正の手段により、住民基本台帳の閲覧をした場合や閲覧をさせた場合には、住民基本台帳法第46条の規定により6か月以下の懲役又は30万円以下の罰金、同法第51条の規定により30万円以下の過料に処せられます。
    不正な行為の疑いがあった場合は、岡山市での閲覧申出を今後一切お断りします。

 ※なお、平成28年5月より閲覧リストは紙台帳ではなく、PDFを利用した閲覧に変更になりました。

4.その他

住民基本台帳法により、年1回閲覧状況を公表します。公表する内容は、「閲覧申出者の氏名(法人の場合は、法人の名称及び代表者又は管理人の氏名)」「利用目的の概要」「閲覧の年月日」「閲覧に係る住民の範囲」です。

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このページに関するお問い合わせ

北区役所市民保険年金課 住民記録係
電話:086-803-1124 ファクス:086-234-7064
所在地:〒700-8544 岡山市北区大供一丁目1番1号[地図
開庁時間:月曜日から金曜日 午前8時30分から午後5時15分 祝日・年末年始は閉庁
Eメールでのお問い合わせは専用フォームをご利用ください。


中区役所市民保険年金課市民係
電話:086-901-1616 ファクス:086-901-1618
所在地:〒703-8544 岡山市中区浜三丁目7番15号[地図
開庁時間:月曜日から金曜日 午前8時30分から午後5時15分 祝日・年末年始は閉庁
Eメールでのお問い合わせは専用フォームをご利用ください。


東区役所市民保険年金課市民係
電話:086-944-5018 ファクス:086-943-4332
所在地:〒704-8555 岡山市東区西大寺南一丁目2番4号[地図
開庁時間:月曜日から金曜日 午前8時30分から午後5時15分 祝日・年末年始は閉庁
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南区役所市民保険年金課市民係
電話:086-902-3516 ファクス:086-902-3542
所在地:〒702-8544 岡山市南区浦安南町495番地5[地図
開庁時間:月曜日から金曜日 午前8時30分から午後5時15分 祝日・年末年始は閉庁
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